«Неважливо, про які проекти ми говоримо, про які галузі, масштаби, підходи чи методології. Будь-який проект і, відповідно, будь-який проектний менеджер має знайти відповідь на 5 запитань» – говорить Сергій Потапов, який має понад 15 років досвіду в управлінні проектами в різних сферах. Він детальніше розкриє цю тему під час навчальної програми «Формула успішного управління проектами» в Харкові.
Питання №1 стосується того, як ми розуміємо кінцевий результат проекту. Як виглядає «зроблено» в одиницях виміру, важливих для людей, що приймають рішення? Це уявлення про проект не з точки зору проектного менеджера, не з точки зору сина маминої подруги, а саме з точки зору спонсора проекту – людини чи людей, які приймають рішення щодо того, буде цей проект існувати чи не буде.
Реєструйтесь на навчальну програму «Формула успішного управління проектами»
Спонсор проекту надає проектному менеджеру право використовувати ресурси організації для досягнення цілей проекту. Коли проект запускається, люди, що приймають рішення, між собою мають домовитись, а проектний менеджер має переконатись, що всі розуміють кінцевий результат однаково. Дуже часто ми отримуємо проблеми при виконанні чи здачі проекту саме тому, що кожен на початку хотів чогось свого – іншого.
Допомагають в узгодженні уявлень про проект оцифровані критерії успішності. Якщо немає цифр, то згодом об’єктивно виміряти досягли ми чогось чи ні – неможливо. До прикладу, всі знають про SMART-цілі. Одна зі складових означає «Мeasurable», тобто цілі мають бути вимірювані. Коли ми починаємо проект і шукаємо відповідь на перше запитання, обов’язково маємо розуміти, що саме ми будемо вимірювати, щоб зрозуміти “Проект зроблено успішно!”.
Питання №2 Які кроки необхідно виконати, щоб дістатися кінцевої точки? Ось елементарний приклад із географії. Коли ми користуємось картами Google, то задаємо кінцеву точку, і Google пропонує нам кілька маршрутів. Так само при плануванні проекту – ми можемо досягнути кінцевої точки різними шляхами. Кожен з них має свої переваги чи недоліки. Якийсь шлях займає менше часу, проте ми проїдемо більше кілометрів і витратимо більше ресурсів (грошей). Якийсь шлях дуже дешевий – будемо об’їжджати платні дороги, але їхатимемо зі швидкістю 50 км/год. В проектному менеджменті маємо те саме.
Коли розуміємо кінцеву точку, то чітко знаємо, що можемо дістатися до неї різними шляхами. Наше завдання – розуміти, що пріоритетно для нас. Наприклад, найважливіша швидкість або бюджет проекту. Тоді ми беремо цю особливість за основу та шукаємо відповідно до неї найбільш оптимальний шлях. Їх може бути багато, але ми вибираємо найкращий спосіб. Відповіддю на друге питання буде чітке розуміння послідовності дій, які приведуть нашу організацію до необхідного результату.
Питання № 3 Якщо ми вже знаємо кінцевий результат, до якого прагнемо, та як його вимірюємо, то можемо шукати відповідь на третє запитання. Воно звучить просто: «Чи спроможні ми досягнути цієї цілі?». Чи маємо достатньо ресурсів, знань, дозволів, компетенцій, часу тощо?
Дуже часто керівництво хоче фантастики. Всі на радощах підтримують. Відтак починають займатися беззмістовними діями – витрачається час, ресурси й тому подібне. Якщо чесно задуматись, то вже на початку стає зрозуміло, що до кінця не добігти, бо чогось важливого не вистачає. Перед тим, як почати планувати, треба розуміти, чи взагалі ми (як організація) спроможні подолати шлях до “зроблено” в даний момент часу.
21 лютого стартує навчальна програма «Формула успішного управління проектами»
Питання №4 Які перешкоди будуть на цьому шляху? Тобто що нам буде заважати? Знову ж таки, послуговуючись маршрутом Google maps, в реальності ми можемо потрапити в затори чи аварії, які ще не сталися, але можливі. Фактично, мова йде про проектні ризики. У процесі виконання проекту будуть задачі, що містять мало ризиків, а є такі задачі чи етапи, в яких ризиків багато, та й самі вони суттєві. Ми їх маємо побачити, а відтак обдумати та запланувати, який напрямок для роботи з конкретними ризиками проекту вибирати, щоб їх зменшити.
Питання № 5 Яким чином моніторити виконання нашого проекту? Як постійно контролювати себе, звіряти, чи рухаємося вибраним шляхом, чи перебуваємо в допустимих рамках відповідно до якості, часу, бюджету? – Потрібно задати систему постійного моніторингу нашого положення.
Приклад із Google картами класичний. Коли рухаєтеся за маршрутом, система відслідковує, де ви знаходитесь, із якою швидкістю пересуваєтесь – підправляє маршрут, вносить зміни. Кінцева ціль, при тому, залишається незмінна. У процесі виконання проекту може з’явитиcь ризик, про який ми навіть не могли подумати при плануванні. Отже, треба робити зміни. Як під час аварії чи заторів на дорозі, доведеться коригувати маршрут і рухатись до цілі вже якимось іншим маршрутом. Те саме стосується проекту, ми постійно маємо відслідковувати, де перебуваємо.
Маємо ставити собі питання: а скільки нам ще залишилося зробити? Скільки ще маємо часу, бюджету, ресурсів і т.д. За необхідності, слід вчасно відреагувати і внести необхідні зміни. “План – ніщо. Планування – все.”, – казав Д.Ейзенхауер.
Реєструйтесь на навчальну програму «Формула успішного управління проектами»
