Професійний секретар чи адміністратор – це наче копія його ж керівника, тільки без функції контролю. Проте дуже часто очікування керівника до людини на такій посаді надвисокі. Не поспішайте звільняти секретаря, якщо він не виправдовує ваших очікувань. Адже іноді для ідеальної синергії вам може бракувати зовсім трішки: трохи більше спілкування та чіткої і зрозумілої комунікації, а також трохи додаткових професійних навиків для вашого підлеглого. То звільнити чи інвестувати у навчання й отримати зразкового секретаря/офіс-менеджера/асистента? Відповідь на це запитання шукаємо разом з викладачкою Школи професійного адміністратора в LvBS, CEO Marchenko Danevych Наталею Кадею.
«Перелік якостей, які хотіли б бачити керівники у свого ідеального секретаря, завжди включає 20 вимог (хоча і не обмежується ними):
- Розуміє, чого від нього очікують.
- Послідовний: на нього можна покластися.
- Бере на себе відповідальність.
- Не чекає на вказівки, а сам визначає, що і як робити.
- Піклується про комфорт керівника.
- Не панікує.
- Вміє стримувати емоції.
- Виправляє помилки керівника обережно і коректно.
- Ми розуміємо, що все, що він говорить – правда.
- Не шукає виправдань для помилок, а шукає шляхи не допускати їх у майбутньому.
- З повагою ставиться до керівника.
- Розглядає співпрацю довгостроково, а не на кілька місяців.
- Приходить не з проблемою, а з варіантами її вирішення.
- Відділяє професійне від особистого.
- Не обговорює керівника позаочі, відстоює його інтереси.
- Пам’ятає домовленості і знає всі деталі, які обговорювалися.
- Дотримується правил етикету навіть в оточенні, яке такого етикету не дотримується.
- Не розпускає плітки і зупиняє тих, хто пліткує в його присутності.
- Любить аналізувати результати і щоразу надалі прагне їх покращувати.
- Не критикує і не дає оцінку, доки його про це не просять.
Професійний хороший секретар – це щось схоже на копію його ж керівника, тільки без функції контролю.
Власне, цей список можна застосовувати до будь-якого члена команди, але для людини, яка є правою рукою керівника – ці якості надважливі. І крім знання англійської мови, я не знаю інших особливих навичок чи умінь, яких вимагають керівники, шукаючи професійного адміністратора. Тому що навчитися можна всьому. За двох умов – усвідомлення необхідності і наявності бажання.
20 зазначених вище пунктів – це радше про характер людини, її цінності, ставлення до роботи і людей. І якщо на ціннісну складову, керівник навряд чи може прямо вплинути, то на ставлення і характер керівник впливає прямо.
Та і самому керівнику варто звернути увагу на кілька моментів! Не поспішайте звільняти секретаря, чиє ставлення вам не подобається – зачекайте. Не можна очікувати на турботу і піклування, віддаючи навзаєм зневагу чи зверхність.
На Школі професійного адміністратора практичні навички – чек-листи, правила, стандарти, норми, порядок – важлива частина програми. Але головна її частина – про те чому? як? для чого? професійний адміністратор має завоювати і розвивати довіру свого керівника.
І якщо ви керівник, якому вже пощастило з секретарем, або ви серед тих, хто тільки шукає собі надійного помічника, вашим внеском у розвиток відповідальності і належного ставлення точно може стати програма Школа професійного адміністратора, що відбудеться у Львові 22-23 жовтня 2018 року.
Читайте також: Три важливі запитання про Школу професійного адміністратора в LvBS
