Альхімович Олександра: Роль HR функції під час війни

Як сьогодні подбати про команду та зберегти продуктивність співробітників під час війни? На вебінарі Бізнес-школи УКУ, Олександра Альхімович, експертка з питань стратегії та лідерського розвитку, дала декілька порад щодо цього питання та поділилась реальними кейсами компаній. Олександра стверджує, що близько 55 % осіб, які виконують HR функцію у компанії займаються абсолютно новими для них процесами, тому зараз важливо приділити увагу координації та побудові алгоритму дій.

На яких цілях варто сфокусуватися HR команді зараз?

Тут нам допоможе класичний підхід щодо планування. Потрібно це робити разом з ключовою менеджерською командою в короткостроковій, середньостроковій та довгостроковій перспективі. Наприклад, в рамках середньострокового планування, можемо розглядати варіант, якщо війна не закінчиться влітку, то, можливо, вересень, або до кінця року. В той час, коли в довгостроковій перспективі це буде декілька років. В такому випадку потрібно розуміти, яким чином визначити свої пріоритети, перепрофілювати, або змінити підходи щодо управління бізнесом, і яку стратегію обрати щодо співпраці командою. 

Продумувати стратегію важливо також з врахуванням реалізації різних сценаріїв: оптимістичний, реалістичний та песимістичний. 

Наприклад, реалістичний варіант може звучати, як протягом наступних двох місяців війна закінчиться, і ми повернемося до нового життя і будемо працювати на відновлення економіки.

Як забезпечити безперервний робочий процес та належний рівень продуктивності?

Якщо ми говоримо про цілі та місію HR функції сьогодні, то це безумовно підтримка людей та бізнесу. Та 50-60 % фахівців цієї галузі зараз займається тим, чим не займались раніше і це також ускладнює процес. З нашою командою ми сформували вже певний алгоритм дій щодо роботи з людьми в час війни, який продовжуємо регулярно допрацьовувати. І ось найважливіші аспекти такої роботи:

  • Переміщення

В перші тижні війни, ті організації, які змогли провести внутрішню або зовнішню релокацію це зробили. Але ми бачимо, що зараз процес міграції в середині країни є постійним, тому краще, коли переміщення працівників координується з боку компанії. Це може бути певний логістичний центр, до якого залучаються фахівці, які готові допомагати. Якщо переміщати працівників в рамках країни, тоді це з більш ризикованих регіонів до менш ризикованих. Можна обрати певні центри, в нашому випадку ми обрали Вінницю, тому що там є офіс компанії, є багато співробітників, які мають внутрішню мережу знайомих та готові швидко реагувати на запити про допомогу. 

Якщо говорити про переміщення за межами України, тоді це вже інша стратегія. Але навіть у цьому випадку, на перші дні чи навіть тиждень ви можете організувати зупинку в так званій «корпоративній квартирі». Це в першу чергу є питанням безпеки, окрім того, дає можливість людям трохи відпочити та визначитися з подальшими планами.

Та не всі співробітники хочуть залишати ті регіони, в яких вони зараз знаходяться, навіть, якщо вони припадають на високий рівень ескалації і там реально ведуться бойові дії. Тут потрібно розмовляти і якщо є змога, хоча б на перший час виїхати з цієї території, то варто попросити це зробити. На прикладі декількох компаній, можна розглянути кейси, коли співробітники попадали в полон. У цьому випадку, ви розумієте, що, як компанія, ви все менше й менше можете допомогти людям. 

  • Фінансова допомога.

Зараз велика частина населення, тимчасово не працює. Тому, якщо у компанії є можливості, хоча б трохи допомогти тим, хто переміщається, це варто зробити. В деяких організаціях є так звані «пакети евакуації» у вигляді одноразової виплати. Це потрібно для того, щоб принаймні компенсувати витрати на оплату квартири. Це може бути різна сума, хтось платить 5 000 грн, хтось 15 000. При переміщенню за межі країни це може бути інша сума. 

  • Житло

Є випадки, коли великі міжнародні компанії застосовували внутрішній Airbnb. Тобто, якщо частина співробітників знаходяться закордоном, вони можуть запропонувати свої домівки, дачі для колег з України. Це ефективно працює. По-перше, ти приблизно знаєш до кого їдеш і навіть якщо ця людина незнайома, але ви працюєте в одній компанії, ти вже трохи їй довіряєш. По-друге це зближує. А по-третє це якраз те залучення колег, які б хотіли допомогти Україні, але не дуже розуміють як. 

Якщо ми говоримо про переїзд за межі України, тут так само краще, організовувати якісь певні концентрації, або хаби. Щоб люди не розпорошились, як родзинки по всьому світу, а все-таки щоб була якась спільнота. Наприклад, ми радимо їхати в Варшаву, або Кошице, або інше місто, де є якась інфраструктура компанії. Можливо, офіс і тоді в співробітників, що переміщуються буде розуміння, що там є колеги, які зможуть допомогти з такими питаннями як, дитячий садок, медичне страхування, взаємодії з волонтерськими центрами та інше. 

  • Аналітика

Необхідно проводити збір даних, аби розуміти хто де знаходиться. Це не є статична інформація, тому що хтось виїхав з Києва, хтось повертається, а хтось може перетинати кордон. Тобто, це постійний рух. 

Чому нам важливо розуміти де знаходяться співробітники? Цим можуть цікавитися, це може бути питання медичного страхування. Ну і звісно, з метою безпеки. Якщо людина залишилася, або знаходиться в місті, де відбуваються активні воєнні дії, можливо, це буде припинення робочого процесу. Окрім того, це ускладнює процес її евакуації. 

Окрім аналітики територіального знаходження людини, важливо також розуміти рівень продуктивності та чи є змога у співробітника працювати повний день, або частково. Чи є інтернет, обладнання, та інші умови.

Як збирати цю аналітику? Якщо в компанії є системи, які дозволяють швидко та легко це зробити, не відволікаючи співробітників від роботи, то це ідеально. В іншому випадку, це можуть бути опитування, з регулярністю раз на три дні, або хоча б раз на тиждень. Це також можна робити через лінійних менеджерів, головне – такі дані збирати, аналізувати, і на базі цього приймати певні управлінські рішення. 

  • Умови праці

Деякі компанії зараз отримали можливість працювати через Starlink, і це дуже гарно працює. Навіть, якщо у нас немає офісу в цьому місті, ми подивилися, що, наприклад, в Івано-Франківську є 15 співробітників. Вони живуть плюс-мінус  в близькій мережі. Тоді ми використовуємо Starlink в цьому регіоні та інформуємо людей. Можна ще допомагати з мережею коворкінгів. Також деякі компанії готові надавати свої сервіси під час війни безкоштовно і цим також можна скористатись. Сюди можна віднести ще багато пунктів, проте найважливіше організувати робочі місця, Інтернет, обладнання і безпечне місце перебування, або хоча б з мінімальним ризиком. 

  • Психологічна підтримка

На жаль, в культурі нашої країни консультації психологів не є такими популярними. Психологічна підтримка не повинна бути обов’язковою та нав’язливою.

Це може бути певний резерв психологів, які знаються на питаннях воєнних конфліктів, втрати, можливо, емоційного вигорання. Тобто, є якась така спеціалізація, яка саме стосується сьогоднішнього часу. Ми, як компанія, можемо визначити ці напрямки, і прокомунікувати, що, наприклад, є 2-3 психологи, з якими ми співпрацюємо. І навіть можна їх поділити за певним гендерним різноманіттям. 

В рамках такої підтримки, можна також організовувати семінари та вебінари, залучаючи зовнішніх психологів. Можна обирати тематику стресу, вигорання, провини вцілілого та інше.

Які підходи зараз варто використовувати? 

Якщо це компанія міжнародна, але більша частина представлена в Україні, то може трапитись так, що про більшу частину співробітників ми на ці півтора місяця просто забули. Та з ними також потрібно працювати і  підтримувати всі процеси, які у нас були в компанії раніше.

Вже зараз всі навчилися використовувати різні канали комунікації і це теж важливо. Особливо на перших етапах потрібно, щоб перші особи компанії розповідали про плани та реалізацію бізнесу. Дехто робив це два рази на тиждень. Зараз, коли певний процес адаптації вже відбувся, то це можна робити не так часто, або можливо не від перших осіб організації.  Якщо є маленькі перемоги чи навіть якісь помилки та програші, то про це варто говорити, тому що найважливіше – бути чесними та зберегти довіру людей.  І якщо ви розумієте, що компанія зараз не зможе витримати тиск і можливо, настане питання скорочення, то краще про це говорити заздалегідь. 

Деякі компанії започаткували weekly military digest. Це означає, що раз на два тижні ми акумулюємо усі зміни, які відбуваються стосовно воєнного положення та змін процесів, підходів, різних фінансових виплат щодо співробітників. 

Що не на часі? 

Безумовно, будь-які корпоративні івенти та будь-які заходи розважального характеру. Це треба правильно прокомунікувати, і пам’ятайте, що не всі думають так, як мислить HR. Якщо наші колеги живуть в штатах, вони бачать новини, та все ж не стільки емоційно залучені, як ми. Тому ми балансуємо, і теж не робимо нікого винним в такій ситуації. 

Серед іншого, якщо є певні витрати, наприклад подарунок. Це не є стратегічно важливими саме зараз і може зачекати. 

Також якщо були заплановані масштабні проєкти, реорганізація чи реформація і ми не знаємо чи це зараз допоможе, то ми теж це відкладаємо. Варто сконцентруватися на основному, на тому, що підтримує роботу організації саме зараз. Щотижня можна переглядати актуальність тих чи інших проєктів та ініціатив. Якщо це зараз нам не допоможе відкладаємо, допоможе реалізуємо і таким чином тримаємо барометр. 

***

Олександра Альхімович є членкинею академічної ради програми MA in Human Resources and Organization Development Бізнес-школи УКУ та викладачкою Центру лідерства УКУ. На даному етапі обіймає позицію VP People and Environment в Miratech.

Олександра також є викладачкою на онлайн-курсі Бізнес-школи УКУ «Управління персоналом: дієві інструменти». Цей курс призначений для менеджерів структурних підрозділів, керівників стартапів, підприємців та інших фахівців, які хочуть вдосконалити свої управлінські навички. Навчання розпочинається вже 25 травня. Деталі та реєстрація за посиланням.